| Liebe Vereinsmitglieder,
mit der Vorstandsinformation Ende April 2023 haben wir euch über die im Herbst stattfindende Mitgliederversammlung mit der Wahl eines neuen Vorstandes informiert. Derzeit arbeiten im Vorstand fünf Sportfreunde ehrenamtlich. Bei der letzten Wahl waren zwei Vorstandsmitglieder ausgetreten und konnten durch fehlende Bereitschaft nicht ersetzt werden. In der Konsequenz wurden dadurch die Aufgaben des Vorstandes von sieben auf fünf Schultern verteilt.
Nach der derzeit gültigen Satzung Punkt 7.1 besteht der Vorstand aus mindestens drei bis maximal sieben (erweiterter Vorstand) Mitgliedern. Durch die Mitgliederversammlung kann aber die erweiterte Zahl der Vorstandmitglieder erhöht werden. In den Punkten 7.5 bis 7.8 sind die Aufgaben des Vorstandes umrissen.
Nach Ansicht des jetzigen Vorstandes ist hiermit jedes Vereinsmitglied aufgerufen, die Interessen und die Geschicke des Vereins durch seine ehrenamtliche Tätigkeit im Vorstand mit zu lenken und zu leiten. Vielleicht ist so auch eine Verjüngung des Vorstandes erreichbar. Vor diesem Hintergrund möchten wir die Aufgaben des Vorstandes mit dieser Information noch einmal etwas ausführlicher (wie in der Satzung dargelegt) erläutern:
DIE AUFGABEN DES VORSTANDS IM ÜBERBLICK
Zu den Aufgaben des Vorstands im Verein gehören unter anderem:
- Vereinszweck verfolgen
- Vereinsinteressen verfolgen
- Rechtlich absichern
- Vereinsvermögen erhalten
- Mitglieder-Angelegenheiten
- Rechtliche Aufgaben
- Kommunikation, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
VEREINSZWECK VERFOLGEN
Der Vereinszweck wird in der Satzung festgelegt. Damit der Verein nicht seinen Zweck der Gemeinnützigkeit verliert, ist es Aufgabe des Vorstands, darauf zu achten, dass dieser auch tatsächlich verfolgt und erfüllt wird.
Maßnahmen:
♦ Ordentliche Buchführung und Rücklagenbildung
♦ Verwendung der Mittel für den Vereinszweck
♦ Zuwendungen an Vereinsmitglieder
VEREINSINTERESSEN VERFOLGEN
Eng mit dem Vereinszweck sind die Vereinsinteressen verbunden. Auch diese liegen in den Händen des Vereinsvorstands, der darauf zu achten hat, dass diese entsprechend verfolgt werden. Mitglieder, die grob gegen die Interessen des Vereins verstoßen, dürfen vom Vorstand sofort ausgeschlossen werden. Ein Vorstand, der gegen die Interessen des Vereins verstößt oder seine eigenen Interessen verfolgt, hat alles andere als eine gute Vorbildfunktion. Deshalb kann auch einem verantwortlichen Vorstandsmitglied der Ausschluss aus dem Verein drohen.
Maßnahmen:
♦ Unparteiische Beschlussfassung
♦ Einberufung von außerordentlichen Mitgliederversammlungen bei aufkommenden Interessenfragen
♦ Einsatz eines Vertreters vor Gericht, falls absent
RECHTLICH ABSICHERN
Die Vereinstätigkeit selbst ist ehrenamtlich und damit auch die Position des Vereinsvorstands. Das bedeutet aber nicht, dass der Vorstand nicht in Haftungsfällen belangt werden kann. Es ist deshalb die Aufgabe des Vorstands, nicht zuletzt im Interesse des Eigenschutzes, sich ausreichend über einen Versicherungsschutz sowie eine rechtliche Beratung für den Verein und seine Position zu informieren.
Maßnahmen:
♦ Für umfassende Absicherung sorgen: Unsere Mitglieder sind mit unserem Vereins-Schutzbrief grundlegend gegen mögliche Schadensersatzforderungen und Haftungsfälle geschützt, die Ihnen während der Vereinstätigkeit passieren können. Damit sind die Vereinsfreuden eine sichere Angelegenheit.
VEREINSVERMÖGEN ERHALTEN
Die Vereinsfinanzen stellen häufig eine Herausforderung und einen Balance-Akt dar. Auf der einen Seite darf der gemeinnützige Verein keine wirtschaftlichen Interessen verfolgen. Auf der anderen Seite muss es ihm gelingen, dennoch handlungsfähig zu bleiben. So muss der Kauf von Sportgeräten oder das Renovieren des Vereinsheims möglich gemacht werden. Auch dieser Bereich des Verwaltens der Vereinsvermögen zählt zu den Aufgaben des Vorstands. Dies erfolgt in Abstimmung mit dem Kassenwart.
Maßnahmen:
♦ Organisation von Spenden
♦ Versicherung der Vermögenswerte des Vereins
♦ Erstellung von Finanzierungs- und Haushaltsplänen für die Zukunft
♦ Regelmäßige Durchführung einer Inventur
♦ Beantragung von Fördermitteln, Realisierung der Maßnahme und deren Abrechnung
♦ Steuererklärung und regelmäßiger Nachweis zur Einhaltung der Gemeinnützigkeit gegenüber dem Finanzamt
MITGLIEDER-ANGELEGENHEITEN
Zu den Aufgaben eines Vorstands gehören auch klassischerweise die Bereiche der strategischen und operativen Führung sowie Verwaltungsaufgaben. Die Betreuung der Mitglieder ist hierbei ein bedeutender Bestandteil – schließlich lebt der Verein mit und von seinen Mitgliedern. Dieser Aufgabenbereich beginnt bereits damit, neuen Mitgliedern die geltenden Vereinsregelungen darzulegen, umfasst die Aufnahme neuer Mitglieder und beutetet darüber hinaus auch die Verwaltung dieser. Damit müssen Mitglieder und Mitgliedsbeiträge ordentlich aufgelistet werden, sodass der Vorstand stets den Überblick über alle Mitglieder und Aktivitäten behält.
Maßnahmen:
♦ Erstellung von Infoblättern über die Vereinsregeln, Satzung und gesetzliche Auflagen
♦ Ordentliches Mitgliederverzeichnis
♦ Überprüfung der Mitgliedsbeiträge
♦ Durchsetzung der Beitragszahlung
RECHTLICHE AUFGABEN DES VORSTANDS
Die Aufgaben des Vorstands machen auch vor rechtlichen Angelegenheiten keinen Halt. Diese gehen über die eigene rechtliche Absicherung hinaus und umfassen vielmehr die rechtmäßige Durchführung der breit angelegten Aufgabenbereiche.
Maßnahmen:
♦ Begleichung offener Rechnungen und Vertragserfüllung
♦ Ordnungsgemäße Einberufung der Mitgliederversammlung und Vorstandssitzungen – Der Vorstand hat als Vertreter des Vereins die Pflicht, die Mitglieder des Vereins und des Vorstands wahrheitsgemäß und vollständig über den aktuellen Stand seiner Arbeit zu informieren.
♦ Ordentliche Buchführung
♦ Formulieren des Jahresabschlusses
♦ Auskunft im Rechenschaftsbericht am Ende der Amtsperiode
♦ Der Vorstand vertritt den Verein nach außen – auch vor Gericht.
KOMMUNIKATION, MARKETING UND ÖFFENTLICHKEITSARBEIT
Ein gewisses Marketing sowie eine Öffentlichkeitsarbeit sind sehr wichtig. Die richtige Kommunikation wird hier zum Schlüssel, um an neue Mitglieder heranzutreten und diese zu akquirieren, Spendenaufrufe an die geeignete Zielgruppe zu richten oder Aufmerksamkeit für neue Projekte zu generieren. Ferner liegen die Gewinnung und Betreuung von Sponsoren im Fokus dieses Aufgabenbereiches. Auch dies liegt zunächst als Aufgabe in den Händen des Vorstands, kann aber durch weitere Vereinsmitglieder unterstützend ausgeführt werden. So kann beispielsweise die Betreuung eines Social Media Accounts auch von anderen Mitgliedern übernommen werden.
Zusammenfassend sind die Aufgaben des Vorstands im Verein sehr vielfältig. Das macht das Amt zwar herausfordernd, bietet aber auch eine tolle Gelegenheit zur persönlichen Weiterentwicklung. In erster Linie kommt dem Vereinsvorstand die Aufgabe der Geschäftsführung (§ 27, Absatz 3 BGB) sowie der gesetzlichen Vertretung des Vereins zu. Es ist die Aufgabe des Vorstands dafür zu sorgen, dass die gesetzlichen und steuerlichen Bestimmungen sowie die Vereinssatzung eingehalten werden.
Wer sich also zutraut und bereit ist, im Vorstand mitwirken zu wollen – sehr gern – wir sehen eurer Bereitschaft und eurem Engagement entgegen.
In diesem Sinne wünschen wir allen Vereinsmitgliedern und ihren Familien zunächst ein sonniges Pfingstfest und weiterhin eine aufregende Frühlingszeit.
Der Vorstand, Mai 2023
|
